Šiuo straipsniu labai aiškiai išdėstau, kuo remiasi MarKom.club veiklos architektūra ir kokios atsakomybės patenka į kiekvieną rolę. Tikslas paprastas: tiek potencialiam ar esamam nariui, tiek būsimam užsakovui greitai atsakyti į svarbiausią klausimą – kas už ką atsako.
Pagrindinė struktūra
MarKom.club yra projektinė studentų organizacija, paremta savanarystės principais, veikianti kaip mažos reklamos agentūros modelis universiteto aplinkoje. Struktūra:
- Globėjas, Užduočių bei kokybės koordinatorius
- Prezidentas(-ė)
- Ambasadoriai(-ės)
- Užduočių koordinatoriai(-ės)
- Projektinės komandos, kurias sudaro:
- Projektų vadovas(-ė)
- Duomenų analitikas(-ė)
- Runner / įveiklintojas(-a)
- Video/Foto specialistas(-ė)
- Dizaino specialistas(-ė)
- Tekstų rašytojas(-a)
- Junior pozicijos atstovai(-ės)
Teorinis pagrindas. Remiamės modernistine organizacijų teorijos perspektyva – organizacijos kaip tikslus įgyvendinančios, racionaliai struktūruotos sistemos (aiškios rolės, procesai, atsakomybės). Ši perspektyva – klasikinis rėmas, leidžiantis tvarkingai paskirstyti darbus ir užtikrinti kokybę (Hatch, 2018).
Organinės organizacijos formos charakteristikos
Tuo pat metu sąmoningai įsileidžiame organinės organizacijos formos elementų – lankstumo, greitų sprendimų ir horizontalaus bendradarbiavimo, kurie būtini kūrybinėse komandose (Burns, 1961).
Organinė organizacijos forma – tai lankstus veikimo būdas, tinkantis nuolat kintančioms sąlygoms. Ji skiriasi nuo griežtos hierarchijos tuo, kad žmonės čia dirba labiau kaip komanda, o ne pagal griežtas pareigybes. Paprastai tariant, ji labiau primena gyvą organizmą nei mašiną.
- Kiekvienas prisideda savo žiniomis ir patirtimi prie bendro tikslo, o ne tiesiog vykdo užduotis „pagal pareigas“.
- Darbas suvokiamas kaip bendros situacijos dalis – visi mato, kaip jų veikla prisideda prie bendro rezultato.
- Užduotys gali keistis – žmonės jas koreguoja bendraudami ir derindamiesi su kitais.
- Atsakomybė nėra griežtai ribota – jei kyla problema, niekas nesako „čia ne mano darbas“. Visi padeda spręsti.
- Žmonės įsipareigoja visai organizacijai, o ne tik savo siaurai funkcijai.
- Valdymas vyksta per tinklą, o ne per viršininkus – svarbu bendradarbiavimas, o ne įsakymai „iš viršaus“.
- Žinios ir sprendimai gali būti bet kur – ne tik pas vadovą. Ten, kur yra reikiama kompetencija, ten ir sprendžiama.
- Bendravimas vyksta horizontaliai – tarp kolegų, net jei jie skirtingo rango.
- Kalbamasi patariamai, o ne įsakmiai – daugiau informacijos ir pasiūlymų, mažiau nurodymų.
- Labiau vertinamas įsitraukimas ir noras tobulėti, o ne aklas lojalumas ar paklusnumas.
- Svarbios žinios ir ryšiai iš išorės – vertinami tie, kurie turi patirties pramonėje, technologijose ar versle už organizacijos ribų.
Trumpai: organinė organizacija – tai tokia, kurioje žmonės bendradarbiauja, dalijasi žiniomis, greitai prisitaiko prie pokyčių ir veikia kaip viena gyva, mąstanti sistema.
Adhokratija ir Profesinė biurokratija
Pagal Mintzberg (1979) tipologiją MarKom.club labiausiai artimas adhokratijai (kūrybinis projektinis darbas) su profesinės biurokratijos bruožais (aiškūs profesiniai standartai turiniui ir kokybei). Tai leidžia greitai formuoti projektines komandas ir išlaikyti kokybės kartelę.
Remiantis šia teorija, kūryba yra derinama su profesionalumu. Ji primena projektinę laboratoriją, kur visi dirba kartu spręsdami naujas užduotis, bet kartu laikosi aiškių profesinių taisyklių ir standartų.
Kitaip tariant – čia yra laisvė kurti, bet ne bet kaip.
- Darbas vyksta projektais. Žmonės jungiami į komandas, kad spręstų konkrečius iššūkius ar kurtų naujus produktus, idėjas, kampanijas.
- Svarbiausias variklis – kūryba ir naujovės. Kiekvienas narys turi galimybę siūlyti sprendimus, eksperimentuoti, prisiimti atsakomybę.
- Hierarchija pagal kompetenciją. Sprendimai priimami ten, kur yra aukštesnė kompetencija.
- Profesiniai standartai užtikrina kokybę. Nors kūrybos daug, rezultatai turi atitikti profesinius reikalavimus – nesvarbu, ar tai dizainas, tekstas, ar analizė.
- Bendravimas horizontalus. Visi kalbasi tiesiogiai, dalijasi idėjomis, diskutuoja, ginčijasi – tai dalis proceso.
- Vadovas – labiau kuratorius nei viršininkas. Jis padeda komandai veikti, palaiko kūrybinę kryptį, bet nekontroliuoja kiekvieno žingsnio.
- Žinios ir kompetencija yra valiuta. Kuo daugiau patirties ir įgūdžių turi, tuo daugiau laisvės gauti įdomesnius projektus.
- Atsakomybė – bendro rezultato pagrindu. Jei projektas nepavyksta, tai visos komandos, o ne vieno žmogaus problema.
- Svarbu nuolatinis tobulėjimas. Kadangi sprendžiamos naujos problemos, visi turi mokytis, domėtis, atsinaujinti.
- Profesinis etosas. Nors atmosfera kūrybiška, kiekvienas žino „žaidimo taisykles“ – etikos normas, kokybės reikalavimus, terminus ir atsakomybę už turinį.
Trumpai: Adhokratinė organizacija su profesinės biurokratijos bruožais – tai kūrybinė, projektinė, eksperimentuojanti struktūra, kurioje laisvė paremta profesionalumu. Ji jungia idėjų chaosą su aiškiais standartais, kad naujovės būtų ne tik įdomios, bet ir kokybiškos.
Analogija su agentūra
- Globėjas / Kokybės koordinatorius → CEO/CMO / Account Director
- Prezidentas → Managing Director (studentų organizacijos lygmeniu)
- Ambasadoriai → Advisory Board Member / Network Liaison
- VDU užduočių koordinatoriai → Client Service / Intake
- Projektinės rolės → PM, Analytics, Production (Video/Design/Copy), Ops (Runner)
Be to, klubas veikia kaip projektinė organizacija (project-based organization) – kiekvienas užsakymas yra projektas su aiškiais rezultatais ir terminais.
Pagrindinės atsakomybės
Žemiau – mūsų darbų spektras. Kad būtų aišku „kas daro ką“, taikome RACI (Responsible–Accountable–Consulted–Informed) matricą – vieną aiškiausių rolėms priskirti naudotų metodų projektų vadyboje (PMI).
Darbo sritys (užduotys):
- Reputacijos ir etikos standartai (autorių teisės, atskaitomybė, skaidrumas)
- Klientų paieška ir atranka
- Klubo renginių organizavimas
- Renginių svečių (speaker’ių) paieška ir komunikacija
- Bendravimas su klientais / „account“ darbas
- Turinio kokybės užtikrinimas (redakciniai ir vizualiniai standartai)
- Narių pasitenkinimo užtikrinimas (onboarding, feedback, augimo planai)
- Idėjų generavimas (kūrybinės sesijos, konceptai)
- Sprendimų priėmimas (prioritetai, biudžetai, „go/no-go“)
- Narių poreikių stebėsena (pagal tai kviečiami svečiai, parenkamos temos)
- Duomenų analizė ir ataskaitos (reach, engagement, CTR, KPI)
- Projekto planavimas (brief → planas)
- Projekto vykdymas (gamyba → pristatymas)
RACI – trumpai:
- R (Responsible) – atlieka darbą;
- A (Accountable) – galutinė atsakomybė ir patvirtinimas;
- C (Consulted) – konsultuoja (dvipusė komunikacija);
- I (Informed) – informuojamas (vienpusė).
Greita RACI schema
| Užduotis \ Rolė | Globėjas | Prezidentas | Ambasadoriai | Koordinatoriai | Projektų vadovas | Analitikas | Runner | Video/Foto | Dizainas | Copy | Jr. |
| Reputacijos ir etikos standartai (autorių teisės, atskaitomybė, skaidrumas) | A | R | I | R | C | I | I | I | I | I | I |
| Klientų paieška ir atranka | R/A | A/R | A/C | A/R | A/C | I | I | I | I | I | I |
| Klubo renginių organizavimas | A/C/R | R | C | C/I | C/I | I | I | I | I | I | I |
| Renginių svečių (speaker’ių) paieška ir komunikacija | R/A | R | C | C/A | I | I | I | I | I | I | I |
| Bendravimas su klientais / „account“ darbas | R/A/C | R/C | I | A/C | R | I | R/A | I | I | I | I |
| Turinio kokybės užtikrinimas (redakciniai ir vizualiniai standartai) | R/A | C | C | R/A/C | C | I | I | I | I | I | I |
| Narių pasitenkinimo užtikrinimas (onboarding, feedback, augimo planai) | C/I | R | I | I | R/A | I | C/A | I | I | I | I |
| Idėjų generavimas (kūrybinės sesijos, konceptai) | A/C/I | A/C | C/I | C/I | R/A | R/A | R/A | R/A | R/A | R/A | I |
| Sprendimų priėmimas (prioritetai, biudžetai, „go/no-go“) | R/A | C | C | R/A | A/C | C/I | C/I | C/I | C/I | C/I | I |
| Narių poreikių stebėsena (pagal tai kviečiami svečiai, parenkamos temos) | C | R | I | C | C | I | I | I | I | I | I |
| Duomenų analizė ir ataskaitos (reach, engagement, CTR, KPI) | C/I | I | I | C | C | R | C | C | C | C | I |
| Projekto planavimas (brief → planas) | C/I | A | I | C | R | R | R | C | C | C | I |
| Projekto vykdymas (gamyba → pristatymas) | C/I | A | I | C | R | C | R | R | R | R | I |
Klubo pozicijos
Svarbu: RACI nėra keičiamas pagal brief’ą – tai sąmoningas standartizacijos sprendimas, mažinantis neaiškumą tarp mažiau patyrusių narių.
Globėjas
Globėjas sąmoningai nesikiša į kasdienę rutiną, bet saugo kryptį: ar partnerystės, temos ir svečiai dera su VDU misija, ar laikomės etikos ir reputacijos standartų. Prireikus perima ir kokybės koordinatoriaus vaidmenį – kol komanda „įsivažiuoja“, po to suteikia laisvės veikti savarankiškai.
Pagrindinės atsakomybės:
- Santykiai su išorės partneriais ir institucijomis;
- Reputacijos, etikos ir strateginės krypties „vartai“;
- Prioritetų/biudžetų patvirtinimai aukšto matomumo projektams;
- Konsultavimas ir galutinis tvirtinimas jautriais klausimais.
- RACI trumpai: A – etika/reputacija; C – sprendimai; I – vykdymas.
Prezidentas
Dienos dirigentas: dėlioja prioritetus, kalendorių ir resursus, veda susitikimus, užtirkina sklandų veikimą ir sutvarko problemas dar prieš joms įsiplieskiant.
Pagrindinės atsakomybės:
- Dienos / savaitės planas, resursų balansas;
- Renginių organizavimas;
- Bendravimas su klientais;
- KPI priežiūra;
- Operaciniai „go/no-go“ ir terminai;
- Narių gerovė (onboarding, konfliktų prevencija);
- Greitas koordinavimas tarp partnerių, koordinatoriaus ir projektų vadovo.
- RACI trumpai: A – kasdieniai sprendimai/ritmas; C – kokybė/planas; I – kiti.
Ambasadoriai
Klubo „veidai“ išorėje: augina rėmėjų, alumnų, žiniasklaidos ir kultūros partnerių tinklą, inicijuoja bendraautorystės projektus, didina matomumą ir susidomėjimą klubu.
Pagrindinės atsakomybės:
- Partnerių/klientų paieška ir santykių priežiūra;
- Jungtinės iniciatyvos (co-branding, co-publikacijos);
- Svečių (speaker’ių) „shortlist“ ir pirmasis kontaktas;
- Auditorijų suderinimas su koordinatoriais ir PM.
- RACI trumpai: R – partnerystės; C – Prezidentas; I – kiti.
Užduočių koordinatorius
Procesų higiena ir turinio kartelė: aiškūs formatai, dizaino/teksto/video standartai, failų tvarka ir paskelbimo „vartai“.
Pagrindinės atsakomybės:
- Redakciniai ir vizualiniai standartai, šablonai;
- Prieš-publikacinis „go/no-go“;
- Darbų eiliškumas (kartu su PM), failų/versijų tvarka;
- Kokybės ataskaitos ir nuolatinis tobulinimas.
- RACI trumpai: A – kokybės/formatų tvirtinimas; C – planas/analitika; I – gamyba.
Projektų vadovas (Project Manager (PM))
Komandos „stuburas“: paverčia brief’ą planu, paskirsto atsakomybes, prižiūri terminus ir pristato rezultatą.
Pagrindinės atsakomybės:
- Planas (brief → darbų grafikas → pristatymas);
- KPI iškėlimas kartu su klientais, koordinatoriais;
- Rizikos, priklausomybės, statuso atnaujinimai;
- Sprintų organizavimas (kūryba → gamyba → publikacija);
- Bendraujant su duomenų analitiku vykdomi projektų aptarimai, pamokų pavertimas naujomis taisyklėmis.
- RACI trumpai: R/A – planavimas/įvykdymas; C – kokybė/analitika; I – kiti.
Duomenų analitikas
Komandos radaras: matuoja, kas veikia, rekomenduoja, ką kartoti ir ko atsisakyti.
Pagrindinės atsakomybės:
- KPI;
- A/B testų idėjų kūrimas;
- Auditorijų „before-hand“ patikros (hipotezės pagal STP*);
- Savaitinės išvados PM ir prezidentui, globėjui.
- RACI trumpai: R – analizė/ataskaitos; C – PM/kokybė/gamyba; I – kiti.
*STP reiškia:
- S – Segmentation: į kokius žmonių segmentus žiūrime (pvz. studentai, alumnai, sporto fanai, kultūros bendruomenės).
- T – Targeting: kuriuos iš tų segmentų konkrečiai taikome šiuo projektu.
- P – Positioning: kaip norime būti matomi toje auditorijoje (pvz. jaunatviški, kūrybiški, akademiškai patikimi).
Runner (įveiklintojas)
Operacijų įveiklintojas, savotiškas pilkasis kardinolas/angelas sargas, kuriam atliekant darbą teisingai, viskas vyksta skalndžiai. Lokacijos, leidimai, sutartys, įranga, rekvizitai ir visa, kas leidžia idėjai įvykti laiku ir be nemalonių netikėtumų.
Pagrindinės atsakomybės:
- Lokacijų/leidimų paruošimas, technikos logistika;
- Renginių/filmavimų grafiko užtikrinimas;
- „Trūksta X dabar“ problemų sprendimas;
- Esant reikalui, renginiams reikalingų dalykų užtikrinimas (pvz.: vanduo, užkandžiai);
- Pagalba onbordinant naujus narius į įrankius/erdves.
- RACI trumpai: R – logistika; C – PM; I – kiti.
Video/Foto
Akys ir ritmas: kadras, montažas, retušavimas, spalvos, subtitrai.
Pagrindinės atsakomybės:
- Filmavimas, montažas, subtitrai;
- Fotografavimas, retušavimas;
- Reels/shorts ir fotopasakojimo formatai;
- Techninės kokybės atitikimas standartams.
- RACI trumpai: R – gamyba; C – kokybė/PM; I – kiti.
Dizainas
Vizualinės tvarkos sergėtojas: key-visuals, maketai, šablonai ir greitos adaptacijos partnerių kanalams.
Pagrindinės atsakomybės:
- Brand’o šablonai ir vizualinė tapatybė;
- Maketai (karuselės, posteriai, renginių grafika);
- Soc. tinklų vizualai, thumbnail’ai;
- Greitos adaptacijos partneriams/bendraautoriams.
- RACI trumpai: R – vizualai; C – kokybė/PM; I – kiti.
Copy (tekstų rašytojas)
Žodžiai: kabliukai, antraštės, istorijos ir CTA „žmonių kalba“.
Pagrindinės atsakomybės:
- Pirmų 2–3 sek. kabliukai (hook) ir antraštės;
- Istorijos struktūra, aiški vertės eilutė;
- Pritaikymai skirtingoms platformoms (LT/EN, tonas);
- Tekstų kokybės patikra pagal gaires.
- RACI trumpai: R – tekstai; C – kokybė/PM; I – kiti.
Junior
Starto juosta: „shadow + micro-tasks“ su aiškia mentoryste. Mokyklų atstovai.
Pagrindinės atsakomybės:
- Mažos, aiškios užduotys (klijai tarp didelių darbų);
- Pagalba gamyboje (cut’ai, subtitrai, aprašai, failų tvarka);
- Mokymosi tikslai per sprintus ir grįžtamąjį ryšį;
- Komandos pajėgumo didinimas piko metu.
- RACI trumpai: R – micro-užduotys; I – kiti.
Kuo paremta klubo struktūra?
Trumpai: tikslai + klientas + ištekliai + vertybės → parinkta adhokratinė/project-based struktūra su fiksuota RACI ir organinio augimo strategija.
- Tikslas – ugdymas per praktiką. Nariai kaupia kapitalą CV darydami: projektas → refleksija → naujas bandymas. Tai didina gebėjimą greitai adaptuoti turinį pagal auditorijų signalus.
- Klientas – VDU padaliniai ir kultūros organizacijos. Užduotys įvairios, todėl tinkamiausia adhokratija ir projektinis darbas (greitos, kartais kryžminės komandos).
- Ištekliai – riboti. Vietoj mokamos medijos remiamės partnerystėmis ir turinio meistryste. Akcentuojame vertės bendrakūrą su auditorijomis ir partneriais; relational view – pranašumus, kylančius iš tarporganizacinių ryšių.
- Vertybės – pagarba, atvirumas, lūkesčių valdymas. Tai dera su bendruomenės-praktikos principu: „senbuviai“ traukia naujokus į meistriškumą, žinios cirkuliuoja.
Kodėl organika > ads MarKom.club kontekste?
Reklamos galima nusipirkti, bet pasitikėjimo – ne. Todėl MarKom.club remiasi organika, o ne mokamais „boostais“. Kodėl?
Socialiniai tinklai leidžia pasiekti žmones tiesiogiai, be didelių biudžetų. Kai kuri turinį, kuris žmonėms patinka ir su kuriuo jie nori dalintis, atsiranda tai, kas vadinama UGC (user-generated content) – kai turinį platina pati bendruomenė.
Be to, mūsų komandoje yra žmonių, kurie patys turi įtaką socialiniuose tinkluose – studentų, influencerių, turinio kūrėjų. Jie gerai jaučia, kas „veikia“ auditorijose, ir padeda kurti turinį, kuris keliauja natūraliai, be reklamos.
Kai žinai, kas tavo auditorijai svarbu (tapatybė, pokalbiai, dalijimasis, reputacija, priklausymas grupei), gali suplanuoti turinį taip, kad jis įsijungtų į žmonių gyvenimą, o ne praskristų kaip eilinis skelbimas.
Ir visa tai galima pasiekti be mokamos reklamos – tiesiog stebint reakcijas, komentarus ir peržiūras. Taip padedant ne tik klientams, bet ir auginant MarKom.club sekėjų gretas socialiniuose tinkluose.
Žinoma, jei klientas nori – reklamą nusipirkti galima.
Auditorijos „before-hand“ ir pasiūlos logika (būti smart af)
Segmentavimas–taikymas–pozicionavimas (STP). Pirmiausia išsiaiškiname, kam kalbame (pvz. mokiniams, alumnams, kultūros žmonėms), tada pasirenkame, ką jie iš to gauna – kokia jiems nauda ar vertė.
Turinio idėjos pagal platformų „honeycomb“ modelį. Tai šešių socialinių tinklų funkcijų schema (Kietzmann et al., 2011), kuri padeda suprasti, kodėl žmonės dalijasi turiniu: tapatybė, pokalbiai, dalijimasis, reputacija, grupės ir pramogos. Kiekvienai auditorijai pritaikome formatą pagal tai, kas jiems svarbiausia – vieniems svarbu pokalbiai, kitiems bendruomenė ar įvaizdis.
Emocijos + vertė. Turinys turi jaudinti ir būti naudingas: istorija + praktinė vertė + aiškus kvietimas veikti = daugiau pasidalijimų.
Eksperimentai. Testuojame kabliukus, antraštes, miniatiūras ir subtitrus, o po to analizuojame, kas suveikė, o ką verta keisti.
Partnerystės. Bendri postai, svečiai ir renginiai – tai kanalas pasiekti naujas auditorijas, o ne tik gražus PR.
Pagrindiniai veiklos įrankiai
Microsoft Teams → Tasks/Planner & To Do
- Visi darbai fiksuojami Planner: užduotis, R (atsakingas) ir A (tvirtintojas), data, priedai.
- „Assigned to me“ vienoje vietoje rodo viską, kas priskirta nariui; integracijos su To Do/Outlook palengvina kontrolę.
- Planner leidžia matyti status/Charts/Schedule, o keliems žmonėms galima priskirti tą pačią užduotį – naudinga gamybos sprintuose.
Gyvi susitikimai (arba video).
- Reguliarūs susitikimai greitina derinimus ir kuria bendruomenės jausmą.
Svečių/temų planavimas.
- Narių mokymosi poreikiai renkami „retro“ ir mini apklausomis; pagal STP sugeneruojami svečių sąrašai kiekvienam segmentui (pvz., kultūros organizacijų auditorijos).
Baigiamosios pastabos
- RACI yra fiksuotas (žr. aukščiau) ir taikomas visuose projektuose – sąmoningai pasirinktas standartizacijos principas, mažinantis painiavą tarp mažiau patyrusių narių ir garantuojantis kokybės stabilumą.
- Užsakovai, naudodamiesi klubo paslaugomis, savo turinyje žymi „MarKom.club“.
- Etika ir skaidrumas – Globėjo atsakomybė.
Literatūros sąrašas
- Burns, T. (1961). Burns and Stalker: The management of innovation. Theories of organization, 103-108.
- Hatch, M. J. (2018). Organization theory: Modern, symbolic, and postmodern perspectives. Oxford university press.
- Kietzmann, J. H., Hermkens, K., McCarthy, I. P., & Silvestre, B. S. (2011). Social media? Get serious! Understanding the functional building blocks of social media. Business horizons, 54(3), 241-251
- Lunenburg, F. C. (2012). Organizational structure: Mintzberg’s framework. International journal of scholarly, academic, intellectual diversity, 14(1), 1-8.
- Mintzberg, H. (1979). The structuring of organizations. In Readings in strategic management (pp. 322-352). London: Macmillan Education UK.
- Rao, A. R., Qu, L., & Ruekert, R. W. (1999). Signaling unobservable product quality through a brand ally. Journal of marketing research, 36(2), 258-268.
